Point sur les évolutions normatives dans la fonction finance : SEPA, fin d'ETEBAC et conséquences.

I - Une évolution majeure

Avec la mise en place des nouveaux instruments de paiement européens SEPA, la disparition annoncée du protocole français
ETEBAC et le déploiement en cours de nouveaux standards, la communication bancaire est en plein bouleversement.
Pour faire face à ces changements, l’entreprise doit s’adapter et faire évoluer ses outils d’échanges bancaires vers les nouveaux protocoles compatibles SEPA.

II - L’introduction du SEPA et la disparition du protocole ETEBAC

Le protocole français ETEBAC, ETEBAC 3 pour sa version la plus ancienne et ETEBAC 5 dans sa version sécurisée, est sur le point de devenir obsolète.
Le nouveau format virement SEPA XML (ISO 20022), de longueur variable, ne peut être transporté par  ETEBAC 3 (de loin le protocole d’échanges bancaires le plus utilisé dans les entreprises). En outre, le protocole ETEBAC s’appuie, pour sa couche physique, sur la norme X25 (réseau Transpac) de France Telecom qui envisage ne plus le maintenir d’ici juin 2011. Le matériel utilisé pour gérer le protocole ETEBAC (modems, cartes) fait appel à une technologie vieillissante et désormais inadaptée. Pour toutes ces raisons, le protocole français ETEBAC est amené à disparaître.

Le CFONB (COMITE FRANÇAIS D’ORGANISATION ET DE NORMALISATION BANCAIRE) a retenu deux solutions pour les échanges de fichiers entre entreprises et banques :

III - Les normes qui vont succéder à ce standard 

EBICS (ELECTRONIC BANKING INTERNET COMMUNICATION STANDARD) qui s’appuie sur le protocole TCP/IP, utilise des standards tels que XML ou HTTPS, avec authentification et signatures électroniques. EBICS est déjà implanté sur le marché allemand. Le déploiement d’EBICS est en marche et devrait s’achever aux alentours de septembre 2011.

Swiftnet proposé par la société SWIFT : il s’agit d’un réseau bancaire disponible contre abonnement, déjà très utilisé par les grandes entreprises à caractère multinational pour communiquer avec leurs banques dans le monde entier.
En complément, la société SWIFT a récemment élaboré une solution légère susceptible de répondre plus spécifiquement aux besoins d’entreprises de taille plus réduite, Alliance Lite.  D’autres protocoles sous IP (Internet Protocol) tels que FTP’s peuvent également être utilisés, mais ce sont des protocoles d’échanges qui ne sont pas harmonisés au niveau des banques.

IV - L’offre doit s’adapter

Les entreprises doivent se préparer à être en mesure de répondre aux changements induits par la LME ou le SEPA. Fort heureusement, il existe des outils capables de suivre rigoureusement les recouvrements via des systèmes automatisés de circulation de l’information, d’alertes, d’analyse des ratios clients (pour la LME) ou via des solutions complexes de contrôle, signature des flux, communication bancaire (pour le SEPA).

Des modules de recouvrement optimisé des créances sont conçus pour vous aider à maîtriser votre encours client. Ils mettent à votre disposition des tableaux de bord qui vous fournissent des informations synthétiques pour chaque client, groupe de clients, en-cours client, DSO, montant moyen facturé, intérêts de retard théoriques, balance âgée... Ces informations peuvent être fournies selon tout critère : par représentant, catégorie de clients... La fonction Intérêts de retard analyse les délais de paiement, afin de calculer les intérêts de retard sur les factures non payées et sur celles payées en retard.

La fonction Finance sera fortement impactée par la LME ou le SEPA... Mais d’autres normes ne manqueront pas d’imposer un challenge constant aux responsables administratifs et financiers. Ces changements contraignent les entreprises à adapter des pans entiers de leurs systèmes d’information Finance. Intégrer ces changements peut être complexe.

Certains se tournent déjà vers les solutions « as-a-service », en raison de leur caractère flexible. Etant accessibles via un navigateur web, ces logiciels s’adaptent au gré des évolutions normatives sans que l’utilisateur n’ait à intervenir proactivement. Les mises à jour sont effectuées par les prestataires directement sur leurs propres serveurs, le client final n’intervient pas !

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Point sur les évolutions normatives dans la fonction finance : La LME

I - Définition de la Loi de Modernisation de l’Economie (L.M.E)

La Loi de Modernisation de l’Economie ou L.M.E. a été ­votée en 2008 pour « lever » un certain nombre de contraintes qui pesaient sur les entreprises. In fine, l’objectif est évidemment la création d’emplois, le développement économique de certains secteurs et la baisse des prix. Elle est en vigueur depuis le 1er Janvier 2009.

La LME a imposé aux entreprises de réduire leurs délais de paiement d’environ 10%... Le cas général est désormais de 60 jours date de facture ou 45 jours fin de mois. Le taux de pénalités de retard dues aux fournisseurs pour un paiement hors délai est revu à la hausse, environ 12% de minimum prévu par la loi. Les sanctions ont, elles aussi, été renforcées, il est possible de se voir condamné à des dommages et intérêts et à une amende civile (la loi prévoit tout de même quelques dérogations temporaires du délai de paiement dans certains secteurs).

Un calendrier progressif de réduction des paiements est proposé pour une adoption définitive au plus tard le 1er janvier 2012...

II - Incidences de la LME sur les processus clients

Pour se conformer aux délais imposés par la LME pour le paiement de leurs fournisseurs, les entreprises vont devoir veiller au bon encaissement de leurs créances client. La LME va donc avoir des répercussions sur l’ensemble de la gestion de votre processus client.

Les entreprises vont devoir :

- Suivre précisément le recouvrement : adaptez-vous au profil du client, préparez différents scénarii en fonction des montants, des habitudes du secteur ou du client...
- Calculer les intérêts de retards théoriques et les transformer en facturation le cas échéant.
- Être informées des litiges rencontrés sur une facture et les résoudre au plus tôt pour réduire le délai de paiement des clients.
- Sensibiliser vos équipes à la prise en compte et au traitement des litiges déclarés par les fournisseurs.
- Organiser des alertes régulières, dans certains cas quotidiennes, sur le suivi de chaque client.

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